,Betrokkenheid van (eind)gebruikers is één van de succesfactoren voor softwareontwikkeling. Boekenkasten zijn hierover vol geschreven. Toch zie je nog te vaak dat afstemming met gebruikers niet óf heel laat in het traject plaatsvindt. Requirements worden soms alleen maar ter accordering aan de gebruikersorganisatie aangeboden.

Pigs & ChickensIk ben een groot voorstander van het zo vroeg mogelijk betrekken van gebruikers. Zij zijn de inhoudelijk experts, de materiedeskundigen, niet ik. Als requirementsanalist is je rol ‘slechts’ om de totstandkoming van requirements te faciliteren. Je moet dan wel over de juiste vaardigheden beschikken zodat je de ideeën en behoeften van deze experts om kunt zetten in bruikbare requirements.

Positieve effecten

Naast betere requirements heeft het betrekken van gebruikers in mijn ervaring positieve effecten:

  • Gebruikers voelen zich serieus genomen en gewaardeerd als ze mee kunnen denken en beslissen over de requirements. De requirements worden dan gedragen door de gebruikersorganisatie en zijn minder aan verandering onderhevig.
  • Door experts uit verschillende processen te betrekken, voorkom je dat iedere persoon voor zijn of haar eigen gewin gaat en het grotere doel uit het oog verliest.
  • De mensen op de werkvloer zitten vaak vol met ideeën om hun eigen processen effectief te ondersteunen. Medewerkers bij wie berusting is ingetreden (‘ik heb goede ideeën maar het management wil er niets van horen’) ontwikkelen een hernieuwd elan en enthousiasme. Eindelijk luistert iemand naar hun visies, meningen en behoeften.

The pig and the chicken

Ken je de fabel van the pig and the chicken? Nee?  Het gaat als volgt:

A pig and a chicken are walking down the road.
The chicken says: “Hey pig, I was thinking we should open a restaurant!”
“Hm, maybe”, the pig replies, “but what would we call it?”
“How about ‘Ham-n-Eggs’?”, the chicken responds
The pig thinks for a moment and says: “No thanks. I’d be committed, but you’d only be involved!”

Binnen Scrum wordt deze fabel van het varken en de kip vaak gebruikt. De Scrumteamleden zijn dan de pigs, zij die gecommitteerd zijn om het werk te leveren. De stakeholders zijn de chickens, degene die slechts worden geïnformeerd of een (marginale) bijdrage leveren.

Hoe zorg je er nu voor dat je gebruikers geen kippen zijn, maar varkens worden?

Dilbert: Pigs & Chickens

 Ik doe dat door interactieve en informele workshops te organiseren en geef je graag een paar tips voor effectieve workshops:
  • Nodig een aantal sleutelfiguren, key users en subject matter experts uit en zorg voor een mix van organisatorische lagen: van eindgebruiker tot manager.
  • Stel 3 belangrijke regels:
    1. tijdens de workshop zijn er geen rangen en standen, iedereen is gelijk
    2. iedere deelnemer is vrij om te denken, doen en zeggen wat hij of zij wil, zonder gevaar voor represailles
    3. iedere deelnemer – ook de manager – is informeel gekleed
  • Maak dat de sessie uitnodigt om met de collectieve denkkracht te komen tot een set van afgebakende user stories of use cases. Hiervoor bestaan verschillende technieken, bijvoorbeeld brown papers, de 6 denkende hoedjes van DeBono en procesgames.
  • Zorg er voor dat de sleutelfiguren tijd vrij kunnen maken om deel te nemen. Het is cruciaal om hiervoor vooraf commitment bij het management te regelen.

Workshops zijn zeker niet de enige manier om gebruikers intensief te betrekken. Want hoe zorg jij ervoor dat gebruikers geen kippen zijn maar varkens worden? Deel je tips en opmerkingen in het reactieveld hieronder.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *