virtueel projectteam

Virtuele samenwerkingsvormen

Digitalisering heeft geleid tot nieuwe vormen van samenwerking. Deze hebben een duidelijk fundament in informatie- en communicatietechnologie. De laatste jaren zijn – onder toenemende invloed van ICT – begrippen als de virtuele organisatie, virtueel samenwerken en het virtuele projectteam gemeengoed geworden. Veel wetenschappelijk onderzoek is gedaan naar hoe zaken als communicatie, samenwerking en coördinatie zich binnen virtuele samenwerkingsvormen ontwikkelen.

Een virtueel projectteam bestaat uit teamleden die geografisch verspreid samenwerken. Het virtuele hieraan is dat de teamleden in één fysieke ruimte noch op hetzelfde tijdstip werken. De communicatie, samenwerking en coördinatie vindt meestal plaats via ICT. Dergelijke ondersteuning op zich is echter nog geen garantie voor het succes van een virtuele samenwerking.

Uitdagingen virtueel projectteam

Een virtueel projectteam kampt met dezelfde problemen als een “traditioneel” team (waarbij teamleden wel op één fysieke locatie zitten). Het virtuele aspect leidt echter tot nieuwe uitdagingen, vooral waar het communicatie en samenwerking betreft. De coördinatie van een virtueel projectteam vraagt bovendien om een andere benadering .

Een korte scan van de gepubliceerde literatuur op dit gebied leert dat binnen virtuele projectteams:

  • de geprefereerde wijze van communiceren onduidelijk is (telefoon, e-mail, Whatsapp, Skype, …?)
  • de teamleden onderlinge sociale interactie s missen
  • het soms onduidelijk is met wie ‘op afstand’ moet worden samengewerkt (wie is wie?, namen bij ‘smoelen’, …)
  • controle van elkaars werk – in de vorm van reviews – niet of nauwelijks plaatsvindt
  • een ‘wij/zij’ gevoel heerst, zeker als het team bestaat uit interne medewerkers en externen
  • de rol- en taakverdeling soms nog onduidelijker is dan bij traditionele teams
  • de projectplanning en -voortgang voor teamleden niet duidelijk of zelfs onzichtbaar is
  • de teamleden onvoldoende bij de opdrachtgever zichtbaar zijn.

Mogelijke aanpak

Om deze uitdagingen aan te gaan zijn de volgende ‘leefregels’ handig:

  1. Start het project altijd met een informele kick-off
  2. Zorg dat de projectdoelstellingen helder en eenduidig zijn en bij ieder teamlid bekend
  3. Maak gebruik van collaboration software (bijv. Microsoft’s Sharepoint Portal) om de communicatie, samenwerking en coördinatie te ondersteunen
  4. Maak duidelijke afspraken over de wijze van samenwerking en communicatie binnen het team (maak bijv. gebruik van een Whatsapp groep)
  5. Organiseer regelmatig informele bijeenkomsten (borrels, uitjes) naast de gebruikelijke formele projectmeetings
  6. Stimuleer en faciliteer het reviewen van elkaars werk
  7. Stel een kennismatrix samen zodat ieder teamlid weet waar en/of bij wie voor specifieke vragen aangeklopt kan worden
  8. Stel samen met het team de projectplanning op
  9. Maak een projectpagina op het intranet aan en publiceer hier informatie over en voortgang van het project voor de buitenwereld
  10. Geef duidelijk aan welk coördinatiemechanisme wordt toegepast en hoe het team wordt aangestuurd
  11. Maak duidelijke afspraken over fysieke aanwezigheid en leg dit vast in een teamagenda – bijv. in Outlook

Agile omgeving

Steeds meer organisaties zijn voor hun softwareontwikkelprojecten overgestapt op een agile aanpak als Scrum. Een van de belangrijkste pijlers van Scrum is dat de teamleden regelmatig overleggen over wat er ontwikkeld wordt, hoe dat wordt gedaan en hoe het resultaat er uit ziet. Scrum schrijft een aantal overlegvormen of ‘events’ voor zoals de daily scrum, Sprintstart meeting, Review en Retrospective. Door op vaste momenten (kort) te overleggen kan het team tot een betere samenwerking komen. Bovendien stimuleert dit het zelfsturende coördinatiemechanisme van een Scrum team.

Scrum zegt echter niets over hoe er overlegd moet  worden. Het stelt alleen dat de communicatie en afstemming op een geregelde basis plaatsvindt. Zo bezien is het dus ook voor een Scrumteam werkbaar als de teamleden over meerdere locaties verdeeld zijn. De huidige communicatie- en informatietechnologieën zijn voor een Scrumteam prima inzetbaar als het gaat om ‘virtuele’ aanwezigheid bij bijv. een daily scrum: zo kunnen teamleden via tele- of videoconferencing hun input leveren.

Steeds meer Scrumteams gebruiken een elektronische versie van het Scrumbord, zoals Scrumwise of Trello, die via het web zijn te benaderen. Gecombineerd met een videoconferencing tool als Skype, is dit ook een geschikte oplossing voor een Review sessie. Hierin kunnen dan op afstand demo’s worden gegeven aan de stakeholders om zo te voorkomen dat zij teveel moeten reizen.

Meer weten?

Door onze uitgebreide kennis op het gebied van agile ontwikkelomgevingen, kunnen wij je helpen bij het opzetten en inrichten van een virtueel projectteam. Neem eens contact met ons op als je daar over wilt sparren.

Ook horen we graag jouw reactie. We zijn altijd nieuwsgierig naar de ervaringen van anderen. Laat hieronder je reactie achter…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *